パートナーポータルのメリットとは？コスト削減とパフォーマンス向上に効く4つの理由

販売代理店やSIパートナー、サプライヤーなど、世の中には多くのパートナー企業が存在します。取引先が多くなればなるほど、起こりやすいのが以下のような課題です。

拠点が全国に存在する、または、多くのパートナーと取引している企業においては、情報が一元管理されていないことがよくあります。集約的にコミュニケーションを取る場がなく、チャネルがメールやチャットツールなど複数に分かれ煩雑になっている状態です。

このような状態では、基本的にパートナーと担当者が1対1でやり取りをしなくてはなりません。パートナーにとっては初めての質問でも、担当者にとってはN回目の回答という事態が発生してしまいます。情報共有の抜け漏れも発生しやすくなるでしょう。
通常、パートナーとのコミュニケーションの内容は共通するものが多いはずです。だからこそ、同一のやりとりは何度も発生させない工夫が必要です。

パートナーが必要としている情報を自分ですぐに見つけられない状態です。このような状態では、パートナーは担当者に頼ることになるので、担当者の負担が大きくなってしまいます。
それだけでなく、パートナー支援の属人性も高まるので、支援のクオリティを全体的に底上げすることも難しくなります。

こうした問題は、パートナーが困ったときに、自己解決できるような仕組みを作ることで解決できます。

パートナー企業は、日々お客様と向き合う中で蓄えられた実践的なノウハウを持っているはずです。そして、同じ立場であるパートナーが最も欲しいのも、こうした現場で活きる知見でしょう。例えば、「こういったトークが刺さった」というような細かい内容ですら貴重なはずです。
しかし、企業からパートナーへの一方通行の情報発信では、なかなかこうした類の情報までカバーすることは難しいでしょう。

パートナーにとっても取引のある企業は一社ではありません。①②③のように、情報発信が十分でなかったり、コミュニケーションが煩雑だったりする企業は、パートナーにとっての魅力も低下してしまうでしょう。

一方で企業視点でも、全てのパートナーに対して、マンパワーをかけてハイタッチでサポートすることも難しいはずです。

パートナーが事業上の成果を出せるような、効率的なサポート体制を作る必要があるのです。

そもそもポータルサイトとは、さまざまな情報・コンテンツの入り口となるWebサイトのことを言います。ポータル（Portal）は「玄関」「入り口」という意味です。

わかりやすい例が『Yahoo!JAPAN』でしょう。検索エンジンとしてさまざまなWebサイトへアクセスできる入り口となっているほか、ニュースや天気予報、知恵袋といったコンテンツも閲覧できるようになっています。まさに、インターネットを利用したい人が最初に訪れる「玄関」として機能しています。
他にも、さまざまな製品の比較を集めた『価格.com』、ユーザーの口コミを集めた『食べログ』、世界中の動画を集めた『YouTube』なども、ポータルサイトの一種と言えるでしょう。

このように、ある特定のニーズに応えるさまざまな情報やコンテンツを集め、ユーザーにとっての利便性を向上させたWebサイトをポータルサイトと言うのです。

パートナーポータルとは、その名の通りパートナー向けのポータルサイトです。パートナーにとって必要な情報やコンテンツが集まっており、まさしくパートナー向け『Yahoo!JAPAN』のようなイメージです。前述したような課題を持つ企業にとっては、必須のソリューションと言えるでしょう。

では、具体的にパートナーポータルではどのようなことができるのでしょうか。一般的なパートナーポータルが持つ機能は以下の通りです。

［企業からパートナーへの情報発信］
・お知らせ（メールニュース）
新製品情報や機能アップデートの情報など

・ガイドラインや業務知識、運用知識に関するコンテンツ
ガイドラインや機能詳細、使用手順/導入手順など

・販促活動に利用できるコンテンツ
提案資料や技術資料、比較資料、価格表、トークスクリプトなど

［パートナーから企業への連絡窓口］
・お問い合わせ
お問い合わせ内容をオープンにすれば他の人も参照できます

・よくあるお問い合わせの確認
過去のお問い合わせ履歴が蓄積されることで、頻繁に発生するお問い合わせに関しては、参照するだけで解決します

・勉強会/オンライントレーニングの申し込み窓口
情報発信の場が一元化され、アクセシビリティが高まることで、こういったイベントの集客力向上にもつながります

・保有ライセンス確認/更新見積もり
契約内容や更新見積もりを即座に確認できる機能を搭載しているポータルもあります

［パートナー同士のコミュニケーション］
・お悩みや質問の相談、共有
コミュニティとしての機能も持つポータルであれば、パートナー同士でコミュニケーションを取ることができます

パートナーポータルを活用することで、一度に多数の人に情報を伝えることができるようになります。1対1のコミュニケーションを1対Nのコミュニケーションへ変化させることができます。
それによって、何度も同じ説明をする手間が省けます。プロダクトのアップデート情報や最新の業界動向などが1アクションで全体へ通知できるのです。

また、やりとりをポータルサイトに集約することで、情報をフロー型からストック型にすることができます。情報が蓄積されなければ、何度も同じ質問が発生してしまうでしょう。聞く側にとっては”初めての質問”でも、回答する側にとっては”過去に何度も答えた質問”である可能性は高いのです。
ポータルサイト内に文字として残ることで、検索して自己解決できるようになり、質問に回答する時間の多くを削減できるようになります。

後から参加するパートナーにとっても、情報がストックされていることで、より迅速なキャッチアップが可能になるでしょう。

不要なやりとりを減らすことで、業務の生産性向上につながるのです。

パートナーポータルを導入することで、情報を一箇所に集約することができます。情報が一元管理されることで、パートナーは探したい情報があったときにわざわざ問い合わせたり、複数のツールを横断して探し回ったり、といった手間が省けます。
「そこへ行けばわかる」という場ができることで、アクセシビリティが高まるのです。

パートナーにとっての”わかりやすさ”が向上することで、情報の認知度も向上するでしょう。アップデート情報やノウハウといった大切な情報が、全てのパートナーにより行き渡るようになるのです。
よく見られる傾向として、パートナーポータルを導入すると、勉強会やオンライントレーニングの参加者数が増加します。これも、アクセシビリティが高まった結果、より多くの人に知られるようになったからだと言えます。

1:Nで集約的にコミュニケーションを取ることができるため、ナレッジの共有を、パートナー担当者に属人化させることなく、全社レベルで均質的に引き上げることができます。

特に、全国にパートナーが存在していると、担当者の配分の偏りなどからエリアによって情報格差が発生してしまいがちです。しかし、全ての情報を集約するポータルがあることで、均質的に情報を届けることができるようになるのです。

また、企業とパートナーが双方向のコミュニケーションを取ることができるため、パートナーの声を聞きながらトレーニング内容やトークスクリプト、Tips等を磨き上げることができます。

実際に、パートナーがお客様と向かい合った時に必要になるのは、実践的なノウハウでしょう。「こういうお客様にはこの説明の手順が有効」や「こういった言い方が伝わりやすい」といった実践経験に基づいた情報が貴重なのです。
しかし、こういった類の情報は、なかなかプッシュ型で伝えられるものではありません。企業からパートナーへの一方通行の情報発信では、どうしてもマニュアル型の情報提供にとどまってしまうことが多いでしょう。

ポータルにおいて、パートナー同士の横の繋がりを構築することができれば、こうした実践的な知見を互いに共有することができるでしょう。
本来、現場感のある実践的な知見は、日々お客様と対峙するパートナーが豊富に持っているはずです。横の繋がりを担保することで、企業からの発信ではカバーできない情報を補うことができるのです。

Communeはパートナーポータルとしてもご活用いただいております。事例をご紹介します。

株式会社オービックビジネスコンサルタント（OBC）「プッシュ型の情報発信を補う相互の繋がり。パートナー様が持つ実践知を共有知へ」

MIKAWAYA21株式会社「北海道から沖縄まで全国35店舗の加盟店オーナーが活発に会話するコミュニティづくりの秘訣」